Sisäistä viestintää siivoamassa, osa 1: anna ERRJAn auttaa!

Mitä yhteistä on sisäisellä viestinnällä ja ikkunoiden pesemisellä? Ainakin se, ettei kummallekaan tule usein tehtyä mitään, ennen kuin pimeys ja lika alkavat tosissaan haitata. Läpinäkyvyys ja valon levittäminen ovat tärkeitä työpaikallakin.

Koronakeväänä etätyö paljasti monen työpaikan sisäisen viestinnän tilan julmasti kuin kevätaurinko. Ulkoiseen viestintään ja markkinointiin laitetaan helposti aikaa ja rahaa paljon enemmän kuin sisäiseen, vaikka kyse on samasta kokonaisuudesta.

Työyhteisöviestinnän tärkein tehtävä on kannatella koko organisaation perustehtävää: keitä me olemme ja keitä varten me olemme olemassa? Jos tämä pointti on hukassa, mikään määrä ulkoista rummutusta ei riitä. Kun tieto kulkee, ymmärrys kasvaa ja ihmiset osaavat toimia yhdessä, on helppo lähteä rakentamaan kestävää ulkoista viestintää. Toimiva sisäinen viestintä on tehokas tapa torjua ulkoinen mainekriisi: se on sekä liima, joka pitää yhteisön kasassa, että voiteluaine, joka pitää pyörät pyörimässä.

Vaikka sisäisen viestinnän kehittämisen tarve olisi tunnistettu, se voi ikkunanpesun tapaan tuntua niin musertavan isolta projektilta, että mieluummin odotellaan, kunnes on pakko. Silloin on usein liian myöhäistä: sisäinen yhtenäisyys on hukassa, hiljainen tieto hiutunut ja maine rapautunut.

Massiivisen hankkeen odottelun sijaan voi aloittaa heti ja edes jostakin. Tärkeintä on selvittää, mistä on eniten haittaa ja mikä aiheuttaa eniten kitkaa. Vaikkei kaikkeen heti olisi ratkaisua, pelkästään se, että annetaan ihmisten tulla kuulluiksi ja nähdyiksi ja kertoa ongelmansa, voi kirkastaa näkymiä. Mitkä ovat ne kysymykset, jotka pitää ratkaista? Yhtä tärkeää on tunnistaa asiat, joita ei tarvitse korjata: mikä toimii, mikä on hyvää, mikä meillä on säilyttämisen arvoista?

Etukeno, riski ja rutiini – tee edes nämä!

Muutamaa omaan asenteeseen ja ajankäyttöön liittyvää perusasiaa noudattamalla sisäinen viestintä kirkastuu silmissä. Ne voi jokainen aloittaa saman tien. Saanko esitellä: ERRJA.

1. Etukeno. Sen sijaan, että odotetaan kunnes asia on täysin valmis ja paketoitu, kerrotaan se, missä just nyt mennään. Ellei ole mitään uutta kerrottavaa, kerrotaan edes se.
2. Riski. Kaikkia ei voi miellyttää koko ajan. Laita viesti ja antaudu keskusteluun: älä jupise itseksesi tai jahkaa, että mitä ne nyt tästäkin sitten ajattelevat. Anna palautetta – ja pyydä sitä.
3. Rutiini. Ota tavaksi kurkistaa, missä mennään. Mitä tapahtuu niissäkin viestintäkanavissa, jotka eivät juuri nyt koske sinua henkilökohtaisesti? Silmäily on elintärkeää johtajille ja esihenkilöille, mutta arvokasta ihan kaikille. Voit saada uusia oivalluksia tai ratkaista jonkun muun ongelman.
4. Jatkuvuus. Ei viestitä vain silloin, kun on jotain isoa ja supertärkeää, vaan jaetaan myös pientä arkea ja vähäisempiä kuulumisia. Huhut, oletukset ja väärinkäsitykset syntyvät äkkiä, ja niiden korjaaminen on työläämpää kuin torjunta. (Ks. etukeno). Elonmerkki kollegoista on erityisen tärkeää etäyhteyden päässä.
5. Ajanhallinta. Kenenkään ei tarvitse koko ajan olla tavoitettavissa, eikä riekkua joka kanavassa (ks. rutiini), mutta toisen ihmisen ja hänen olemassaolonsa voi huomioida vaikka hymiöllä ja palata pitempään kommentointiin paremmalla ajalla. Kiitä linkistä, kehu kuvaa, ihastele ideaa!