Sisäistä viestintää siivoamassa 2: Sähköposti ja siilot

Sarjan ensimmäisessä kirjoituksessa tutustuimme ERRJAan eli sisäistä viestintää hujauksessa kohentavaan asenne-korjaussarjaan. Muutakin sellaista on, jonka voi panna kuntoon ilman vuosien odottelua ja josta on selvää hyötyä. Yksi asia, joka ratkaisee monta ongelmaa kerralla, on sisäisen sähköpostin korvaaminen nykyajan vehkeillä. Sähköposti jyllää edelleen – ja nyt sentään puhutaan vuosikymmenien takaisesta teknisestä ratkaisusta. 

Tottumus on toinen luonto: sähköpostista on tullut niin tavallinen työkalu, että siitä luopuminen voi tuntua kummalliselta. Ja koska sitä käytetään tiiviisti myös talon ulkopuolisiin yhteyksiin, voi tuntua työläältä ryhtyä erottelemaan eri tasojen viestintää toisistaan. Kolmas usein kuulemani syy sähköpostissa pitäytymiseen on se, että yksittäisillä ihmisillä on jo toimivat systeemit sähköpostikansioidensa järjestämiseen – tämähän toimii ihan hyvin näin, kyllä minä löydän kaiken minkä tarvitsen!

Siiloutuminen ja yhteisen todellisuuden rapautuminen ovat riipiviä ongelmia monissa organisaatioissa, niin pienissä kuin isoissakin organisaatioissa. Ei tunneta muita, ei tiedetä mitä tapahtuu, ei osata arvostaa omaa eikä muiden työtä eikä nähdä sen roolia kokonaisuudessa. Sähköpostin korvaaminen yhteisillä sähköisillä työskentelyalustoilla on vahva väline siiloutumisen torjuntaan.

Miksi eroon sähköpostista?

Mihin tää liittyikään? Jokainen, joka on joskus löytänyt itsensä loputtoman, viikkoja tai kuukausia kestäneen meilipingiksen syövereistä etsimässä olennaista tiedonmurua, tunnistaa tuskan. Erityisen piinaavaa se on sille, joka on vasta huomattu liittää cc:nä kyseiseen ketjuun. Se, mikä alkoi harmittomana muistiona tai kommenttina, onkin paisunut ahdistavaksi möhkäleeksi, jota ei uskalla tuhotakaan, joten se hautautuu kaltaistensa kanssa palvelimen peränurkkaan, kunnes tila loppuu ja se on pakko poistaa tai katoaa mystisesti.

Kuka tästä vastasi? Vaikka yksittäisellä käyttäjällä olisi miten hienot systeemit sähköpostihallinnassaan, ketään muuta se ei auta. Kukaan ei pääse katsomaan, mitä Kirsi vastasi Pekalle kuukautta myöhemmin, jos ainoa jälki tapahtuneesta sijaitsee esimerkiksi juuri uuteen työpaikkaan lähteneen työntekijän vanhoissa meileissä. 

Miten voi tietää jotain minkä olemassaolosta ei tiedä? Vaikka meilipingis tapahtuisikin täysin oikea-aikaisesti juuri oikeiden henkilöiden kesken ja postit pysyisivät sekä tallessa että järjestyksessä, kukaan ringin ulkopuolinen ei näe sisään. Jos tapahtumista ja etenemisestä on hyvä kertoa myös ulospäin, se pitää erikseen tehdä: koostaa raportiksi, kertoa kokouksessa jälkikäteen, julkaista jossakin.

Entä jos jollakulla toisessa projektissa kiinni olevalla kollegalla olisikin ollut johonkin kohtaan hyvä ehdotus? Tai hän olisi ilahtuneena huomannut, että ai kun hienoa, kun uusi projekti etenee noin hyvillä tuulilla? Tai saanut inspiraation ottaa mallia jostain ratkaisusta? Ymmärtänyt, miksi jokin hankinta tehtiin tai päätös puristettiin? Tai ylipäätään pannut merkille, että kappas, tällaistakin meillä on tekeillä.

Läpinäkyvyys ja -kuultavuus lisäävät hallinnan tunnetta ja sekä oman että muiden työn arvostusta ja ymmärrystä. Näitä on sähköpostilla vaikea saada aikaan. Erilaisilla toiminnanohjaus-, projektinhallinta- ja myyntisoftilla voidaan toki saada aikaan samoja vaikutuksia, mutta niissäkin usein näkyvyys rajoittuu täsmällisesti tiettyihin henkilöihin eikä laajemmalle piirille. Yhteinen alusta myös tukee yhdessä oppimista, kun tunnistetaan yhteisiä haasteita ja kehityskohtia ja löydetään yhteistyökumppaneita. 

Sisäiset ikkunat kirkkaiksi – tätä kaikkea saadaan!

Palaveriajan vähentäminen ja tehostaminen. Kasvokkaistapaamisia tai verkkopalaveriaikaa ei tarvitse käyttää osaston kuulumisten kertaamiseen ja esittelyyn, vaan se voidaan omistaa oikeasti tärkeille asioille. Muun voi käydä katsomassa itse – ja tähän kannattaa kannustaa

Sisäisen ja ulkoisen viestinnän yhteispeli. On paljon ulkoista viestintää, jonka voi automatisoida näkymään saman tien tai ennakkoon myös sisäisesti. Tietokatkot ja epämiellyttävät tilanteet sen johdosta, että joku tieto on levinnyt ensin ulkoisesti eikä sisäisesti, ovat aina ikäviä, erityisesti asiakaspalvelussa.

Arvostuksen ja yhteenkuuluvuuden lisääminen. Hiljainen seurailijakin voi olla iloinen voidessaan pitää silmällä, mitä muut tekevät, vaikkei koskaan kommentoisi kuin korkeintaan hymiöllä. Osallisuuden tunne on valtava voima.

Entä jos osa porukasta ja aihepiireistä siirtyy uuteen järjestelmään – ja osa jumittaa edelleen sähköpostissa, koska onks pakko hei jos ei haluu? Työkalujen käytöstä kieltäytyminen ei ole sopivaa kenellekään, eikä viestinnän ohittaminen vaihtoehto. Viestimättä jättäminen on viesti itsessään. Sisäinen viestintä kuuluu jokaiseen työnkuvaan, vaikkei sitä olisi mainittu yhdessä ainoassa.

Sähköpostista sisäiseen someen ja ryhmätyötiloihin: tätä saadaan! 

• ajansäästö ja tehokkuus
• arvostuksen tunne
• ymmärryksen ja empatian lisääminen
• osallisuus ja yhteenkuuluvuus
• osaamisen jakaminen ja oppiminen
• yhteinen ongelmanratkaisu

Mutta mikä alusta tai sovellus sitten on paras? Siitä puhutaan sarjan seuraavassa osassa: stay tuned! Todettakoon jo sen verran, että ratkaisevaa ei ole väline – vaan se, miten sitä käytetään.

Kirjoittaja on omistanut elämänsä sähköpostin vastaiseen taisteluun ja toivoo, että tämä mainitaan mahdollisessa muistokirjoituksessa ainakin oman firman Slackissa (tai vastaavassa tulevaisuuden softassa, jota ei hyvässä lykyssä ole vielä osattu tieteiskirjallisuudessa kuvitella).