Hajauta, älä hajota – 7 vinkkiä etätyöyhteisön koossapitoon

Miten työyhteisö pidetään yhteisönä, vaikka ollaan fyysisesti eri paikoissa? Miten ehkäistään yksinäisyyttä? Näitä pohditaan nyt, ja hyvästä syystä.

Vuorovaikutuksen ulkopuolelle jättäminen on koulukiusaajien ja tiukkojen uskonyhteisöjen harjoittamaa vallankäyttöä ja vaikuttaa ihmisaivoihin samalla tavalla kuin fyysinen kipu. Eihän teidän työpaikalla aiheuteta kipua tahattomasti? Tiedätkö mitä työkavereillesi kuuluu? Omalle tiimille? Omalle esihenkilölle?

Hajautetut työyhteisöt ja läsnä- ja etätyön limittäminen ovat tulleet jäädäkseen jopa sellaisiin työpaikkoihin, joissa ei vielä vuosi sitten osattu moista kuvitellakaan. Monipaikkaisuus ja paikkariippumattomuus ovat ottaneet ison loikan. Tämä on hyvä asia ympäristön kannalta, mutta ihmisten ja yhteisöjen hyvinvoinnin kannalta tilanne ei ole yhtä selvä. Moni kaipaa selkeitä siirtymiä ja yhteistä läsnäoloa työkavereiden kanssa, ja taistelee päivänsä rytmittämisen ja jaksamisen kanssa.

Näillä seitsemällä konkreettisella neuvolla torjutaan työarjessa ulkopuolelle tipahtamista, yksinäisyyttä ja työyhteisön hajoamista. Yksikään kohta ei ole rakettitiedettä, mutta näen ja kuulen jatkuvasti, etteivät ne kaikkialla myöskään ole päivänselviä käytäntöjä. Nyt on viimeistään aika ottaa tiukkaan tarkasteluun huonot tavat, jotka ovat vakiintuneet puolivahingossa, kun Suomi siirtyi rytinällä etähommiin, ja omaksua parempia – koska vanhaan ei enää ole paluuta.

1. Oma, nimetty sähköinen viestintäkanava jutustelulle ja hölinälle: Slackiin, Teamsiin, WhatsAppiin, kunhan on. Kissavideo, laskiaispullakuva, vitsi, hymiö? Kaikki käy. Työkaverista kuuluu elonmerkki ja välillä tulee pidettyä pieni tauko – ihan kuin toimistollakin.
2. Kamera päälle kokouksissa, jos se teknisesti mitenkään on mahdollista – vähintään kokousten alussa ja yhteisessä keskustelussa. Vaikka haju- ja tuntoaisti jäävät vielä tulevaisuuden teknologian ratkaistavaksi, ainakin näymme ja kuulumme. Ilmeet ja eleet ovat olennainen osa rikasta vuorovaikutusta, jota tarvitsemme tulkitaksemme ja ymmärtääksemme toisia ihmisiä.
3. Jos yhteys on jatkuvasti huono ja / tai laitteet ryppyilevät, ne kannattaa panna kuntoon ja käyttää ammattiapua tarvittaessa esim. wifin vahvistamiseen. Se mikä vielä viime kevään äkkitilanteessa oli ymmärrettävää, ei enää ole hyväksyttävä tekosyy jatkuvalle tekniselle takkuilulle.
4. Jos omassa tietokoneessa ei ole kameraa, liitä siihen erillinen web-kamera. Kelvollisen kameran saa parilla kympillä ja muutamalla oikein hyvän.
   Palaveriajat: ei buukata tunnin kokouksia, vaan esimerkiksi 50 minuutin mittaisia. Näin niiden väliin jää 10 minuuttia vessatauolle, happihypylle tai ihan vain juttelemiselle.
5. Pitäkää välillä rivakka kävelykokous! Koko porukka keskittyy multitaskaamisen sijaan tähän ja nyt, ja lisäksi liikkuminen laittaa aivot töihin. Kävelykokouksen listalle sopivat sellaiset asiat, joissa ei tarvitse esimerkiksi esittää dioja ja jakaa näyttöä. Sopikaa, kuka tekee muistiinpanot heti kokouksen jälkeen ja jakaa ne muille tarkistettavaksi ja täydennettäväksi. Kävelykokouksessa ei toki tarvitse pitää kameroita päällä, mutta mikään ei estä näyttämästä myös naamaa tai maisemaa.
6. Oletko esihenkilö tai johtaja? Tietääkö tiimisi milloin olet saavutettavissa? Laita kalenteriisi muille näkyvissä olevia kysely- ja juttelutuokioita: sekä kaikille yhteisiä että erikseen varattavia yksityisiä.
7. Jokainen työyhteisön jäsen päättää toki omalta kohdaltaan, mikä määrä yhteydenpitoa on hyvä ja riittävä. Kaikki eivät samalla tavalla kaipaa jutustelua tai toisten naamojen näkemistä. Erityisesti esihenkilöiden vastuulla on kuitenkin pitää huolta siitä, että kukaan ei tipahda mustaan aukkoon tai edes harmaalle alueelle. Ja jokaisen vastuulla on antaa sen verran elonmerkkejä itsestään, ettei muiden tarvitse ihmetellä.