Sisäinen viestintä -sarjan ensimmäisessä kirjoituksessa tutustuimme ERRJA-korjaussarjaan ja toisessa annettiin kyytiä sähköpostille. Kolmannessa puhutaan siitä, mikä digitaalinen työympäristö tai työkalu on paras juuri meille.
Tärkeintä on tämä: välineellä ei ole väliä, vaan sillä, että sitä käytetään – ja että käyttötavoista on sovittu. Oli käytössä sitten Teams(-Yammer), Sharepoint, Slack, Happeo, Facebook for Workplace, GSuite, Confluence, Valo Intranet tai mikä tahansa itse koostettu tai valmispakettina ostettu ratkaisu, oikea alusta tai työkaluyhdistelmä riippuu organisaation koosta, käyttäjien tarpeista sekä tiedonhallinnan ja tietoturvan vaatimuksista. Eri työkaluilla voi päästä samaan lopputulokseen, ja samoilla välineillä voi päätyä hunningolle tai ihantolaan. Kun etsii sopivaa ratkaisua pk-yritykselle tai isommallekin yhteisölle, kannattaa kysellä kokemuksia ja kokeilla vaihtoehtoja kevyesti pienemmällä porukalla, eikä niellä ensimmäistä myyntipuhetta sellaisenaan.
Digitaalinen työympäristö, intranet, sisäinen some?
Termit ovat toissijaisia. “Intranet” voi pienemmälle toimijalle kuulostaa jylhältä ja monimutkaiselta asialta. Isojen organisaatioiden perinteisiin tiedon hautausmaihin tottuneet taas irvistävät tuskasta pelkästään sanan kuullessaan. “Sosiaalinen media” tuo voi tuoda mieleen vain Instagramin ja Tik Tokin, vaikka some on, noh, juuri sitä: yhteistä kanssakäymistä jollakin sovelluksella. Pohjimmiltaan on kyse vain siitä, että mietitään, millaista tietoa yhteisössä tarvitaan ja millaisia yhteyksiä ihmisten ja datan välille olisi hyvä luoda. Miten sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan järjestäminen parhaiten palvelee organisaation perustehtävää?
Teknologiavalintoja ei tule ajatella yksittäisinä, vaan pitää koko ajan mielessä kokonaiskuva: mitä tietoa ja millaista yhteydenpitoa tarvitaan ja kuinka paljon? Mitä kompleksisemmalle tasolle mennään, sitä enemmän ominaisuuksiin, laajennettavuuteen ja riskeihin kannattaa perehtyä.
Viiden hengen firmassa voi toimia simppelimpi ratkaisu kuin tuhannen, mutta perusasiat ovat samat.
- Mihin tarkoitukseen tekniikkaa tarvitaan?
- Millaista tietoa päivittäisessä työssä syntyy ja kuinka paljon? Kuka sitä muokkaa ja hallinnoi?
- Onko keveys ja käytettävyys tärkeämpää kuin järeys ja turvallisuus?
- Kenen vastuulla on ylläpito? Mistä ja keneltä saa tarvittaessa apua – sisäisesti ja ulkoisesti?
- Millainen on tulevien käyttäjien osaamistaso? Tarvitaanko käyttöönottoon koulutusta? Kuka sen järjestää?
- Millaisen tiedon on hyvä sijaita pysyvissä osoitteissa? Millainen tieto on luonteeltaan tilapäistä ja hetkellistä ja saa kadota kun on tehtävänsä tehnyt?
- Vaaditaanko arkistointia?
- Millaisia integrointeja tarvitaan? Millaista tietoa hallitaan ja viestejä kulkee jo nyt erilaisissa välineissä? Miten vältetään päällekkäisyydet, miten taataan läpinäkyvyys?
- Millaisilla välineillä järjestelmää käytetään? Omilla mobiililaitteilla, työnantajan välineillä?
- Missä käyttäjät liikkuvat: metsässä vai toimistolla, millaisten yhteyksien päässä?
Kesytä Teams-monsteri
Keväällä 2020 monessa paikassa otettiin rysäyksellä käyttöön O365-kaapin perällä jo valmiina lymyillyt Microsoft Teams, mutta sen järkevää hyödyntämistä vasta opetellaan. Teams kun ei ole pelkkää videokokousta, vaan nimenomaan yhteistyötä ja tiedonhallintaa.
North Patrolin viimeisimmän intranet-selvityksen mukaan Teams nosti Suomessa osuuttaan huimasti jo ennenkin koronaa, mutta nyt on kriittinen aika kesyttää väline, ennen kuin se muuttuu hirviöksi. Jos tiedosto- ja viestiviidakko paisuu ahdistaviin mittasuhteisiin, eikä pelisäännöistä ole sovittu, on riskinä, että käyttäjät valuvat pikkuhiljaa takaisin sähköpostiin ja epävirallisiin, hallitsemattomiin WhatsApp-ryhmiin.
WhatsAppin yritys- ja julkishallintokäytössä taas on lukuisia ongelmia, joista tietoturva ei ole vähäisin. Koska ketterää pikaviestintää useimmissa organisaatioissa kuitenkin tarvitaan, ei ratkaisu ole kaiken kieltäminen, vaan paremman vaihtoehdon osoittaminen ja siinä pysyminen. Tietoturvallisia pikaviestinvaihtoehtoja löytyy esimerkiksi Valkohatun artikkelista.
Käytätkö uutta työkalua itse?
Uuden työkalun käyttöönotossa kannattaa edetä käytäntö edellä: mistä pitää olla selvillä, millaisia ryhmiä tarvitaan, kuka päättää nimeämisestä, mikä on ryhmän tai kanavan elinkaari? Käyttöönotto harvoin myöskään tapahtuu itsekseen: kaikki keinot käyttöön, koulutuksesta ja etätuesta esimerkin voimaan! Esihenkilöillä ja johdolla on avainrooli uusien käytäntöjen vakiinnuttamisessa: jos jokin asia on tärkeä, näytä se itse.
Yksi asia on syytä pitää keskiössä läpi koko prosessin: hienoinkaan järjestelmä ei yksinään tee mitään, ihmiset tekevät. Kun teknologiavalintaa tehdään ja käyttöönottoa valmistellaan, kannattaa koko ajan lähestyä aihetta siltä kulmalta, miten saadaan työkalut ja alustat ihan oikeasti käyttöön ja ottaa valintaan mukaan niin tietohallinto, IT, HR, viestintä kuin loppukäyttäjätkin.
Mitä monimutkaisemmasta ratkaisusta on kyse ja mitä kriittisempää sen hyödyntäminen on, sitä tärkeämpää on ihmisten mukaan ottaminen ajoissa esimerkiksi palvelumuotoilun avulla. Pienempikin porukka voi hyötyä yhteisestä fasilitointisessiosta, jossa taklataan epäilyksiä ja ennakoidaan tulevaa.
Helppo tapa hukata rahaa, aikaa, työtehoa ja hyvinvointia on säästää valmistelussa ja elää sen tuloksena pitkään limbossa, jossa osa väestä ja asioista on siirtynyt uuteen teknologiaan ja osa ei, eikä kukaan tunnu tietävän, mistä on päätetty ja miksi.
Viestintätoimisto Joy & Order Oy 